Possibile migliorare. Standardizzare le attività

  • Leonardo Di Sacco

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Generalmente pensiamo che un processo standard sia definito e statico, fermo, ma non è così. Facciamo un esempio di attività dal mondo dello sport.

Quando un istruttore di canoa insegna ad un allievo, inizia dalla "pagaiata", cioè, come si pagaia correttamente. Fino a che l’allievo non ha acquisito in maniera istintiva e correttamente questo movimento, andare avanti nella conduzione della canoa non crea miglioramenti. Ripetere e ripetere il gesto, porta l’allievo a standardizzare il movimento, che con l’esercizio, l’allenamento ed il tempo, diventa la base standard per successivi miglioramenti. Al tempo stesso l’allievo, partendo da un movimento standard migliora la pagaiata di giorno in giorno e la personalizza.

Così avviene in tutte le nostre attività lavorative.

Creare degli standard permette di migliorarli successivamente, ma anche di imparare e fare, ulteriori azioni.

Se invece il processo è variabile, qualsiasi miglioramento sarà l’ennesima variazione che occasionalmente viene adottata e molto più spesso viene ignorata o dimenticata. Quindi standardizzare un processo, una attività, ci permette di poterla effettivamente migliorare nel tempo. Tutto questo non è utile solo in ambienti di produzione ma anche nelle attività di ufficio e in tutti i settori aziendali.

Pensiamo al concetto semplice e pratico: c’è un posto per ogni cosa e ogni cosa è al suo posto.

Pensando a come possiamo realizzare un modello standardizzato di sistema è inevitabile cadere nella trappola della burocratizzazione aziendale, e la burocrazia sicuramente porta anche molte conseguenze negative tra cui la più evidente è lo spreco e la meno è l'immobilismo. In un mondo competitivo e dinamico nel quale operiamo quotidianamente non c'è spazio né per lo spreco tanto meno per l'immobilismo. Ma allora questa standardizzazione organica può avere una sua realizzazione pratica? Per adottare una standardizzazione snella, che crei poca burocrazia e che sia la base per migliorare dobbiamo ripensare ad alcuni concetti.

Vediamone alcuni tratti distintivi:

  • le persone sono la risorsa più preziosa, un loro ampio coinvolgimento è essenziale,
  • molta comunicazione,
  • flessibilità,
  • innovazione,
  • morale elevato,
  • diffusa focalizzazione sul cliente.

Per poter creare la standardizzazione abilitante e non oppressiva, è necessario

trovare un equilibrio tra le procedure rigide da seguire e la libertà di innovare ed essere creativi.

Questo porta a raggiungere in maniera costante obiettivi ambiziosi di costo, qualità e tempistiche. Il segreto, come spesso mi trovo a dire, sta nel Come e nel Chi. Come vengono definiti e scritti gli standard e Chi contribuisce a crearli.

Esempio sul Come: le regole devono essere abbastanza specifiche da essere una guida utile, ma al tempo stesso generiche da consentire una certa flessibilità.

Esempio sul Chi: le persone che svolgono il lavoro devono migliorare gli standard. A nessuno piace vedersi imporre regole o procedure di qualcun'altro. 
Questo merita un piccolo approfondimento. Le regole che vengono imposte e fatte rispettare con severità diventano coercitive, fonte di attriti e resistenze. Diversamente le best practice sono apprezzate sopratutto se tutti hanno la possibilità di far sentire la propria voce. Dà molta soddisfazione scoprire che un suggerimento è diventato un nuovo standard e sarà adottato da tutti.

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