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Organizzazione e Produttività

Gestione delle Priorità con la Matrice di Eisenhower

Ottimizza la tua produttività focalizzandoti sulle attività importanti e urgenti
importanza urgenza

In queste righe facciamo un ulteriore approccio sul tema gestione del tempo. La matrice di Eisenhower, ci può essere molto utile per andare a definire le priorità. Nel finale di questa sintetica introduzione abbiamo inserito un utile sequenza che porta alla definizione "automatica" delle priorità. Come in tutte le cose però dobbiamo prima capire compiutamente i vari passaggi. 

Le attività importanti sono importanti pechè vanno nella direzione dei nostri obiettivi o degli obiettivi della organizzazione in cui operiamo, siano essi professionali o personali. Qui il criterio di valutazione è soggettivo e deve forzatamente essere attentamente valutato.

Le attività urgenti richiedono attenzione immediata. Per dare una valutazione su questa misura dobbiamo in via prioritaria assegnare una scadenza ad ogni attività che dobbiamo affontare. Tanto più si avvicina la scadenza tanto più aumenta l'urgenza banale ma non scontato. A volte sono anche attività non previste, dimenticate, o subite.

Nel quotidianno, siamo portati a concentraci sulle urgenze più che sulle importanze e questo va sicuramente a scapito di molte cose. Il consiglio è sempre quello di inventariare e dettagliare il più possibile tutte le attivtà, anche quelle routinarie, per poi cominciare a pianificarle. Scontato dire concentriamoci sulle atività importanti. Capiamo come possiamo gestire invece tutte le attività e vediamo come.

La matrice di Eisenhower ha 4 quadranti:

Quadrante 1: Attività Importanti ed Urgenti

In questo quadrante sono inserite attività sia urgenti che importanti. Hanno priorità alta ed il loro completamento deve essere non soltanto tempestivo ma anche accurato. Dovremmo trovare in questo quadrante attività già iniziate o in fase di ultimazione, altrimenti sono le classiche urgenze, su casi importanti, che evidenziano una cattiva pianificazione e l'uso della procrastinazione. 

Quadrante 2: Attività Importanti ma Non Urgenti

Parola d'ordine pianificazione. questo è il quadrante preferito per concentrare le attività in base alla regola dell'80/20, le più importanti, che ci permettono di dare qualità al lavoro svolto ma anche e sopratutto di pianificarlo.

Quadrante 3: Attività Non Importanti ma Urgenti

Attività urgenti ma non importanti, dobbiamo farle noi? prevediamo di avere un tempo dedicato a queste urgenze nella nostra programmazione della giornata, un piccolo ritaglio di tempo senza intasare la nostra quotidianità. Spesso evita figure non belle. Cerchiamo di non arrivare sempre vicino alla scadenza per farle, eventualmente inseriamo azioni di delega su queste attività in anticipo. Se sono urgenze di altri che ci capitano all'improvviso, cerchiamo di risolverle, poi valutiamo un comportamento adeguato da tenere al fine di ridurre queste richieste. 

Quadrante 4: Attività Non Importanti e Non Urgenti

E' il quadrante delle cose da cestinare, rende bene l'idea ma spesso non è fattibile. il sistema organizzativo e sopratutto valutativo delle nostre attività dovrebbe limitarne il numero.

La pianificazione è il nostro alleato. senza pianificare il nostro tempo qualcosa non torna mai. 
Per pianificare dobbiamo fare alcuni passaggi metodologici, riepiloghiamo allora i metodi che possono esserci utili:
definiamo delle attività con il metodo SMART di Peter Drucker, valutiamo l'impatto e quindi l'importanza che può avere una attività con la lente della legge di Pareto detta "80/20", utiliziamo questa matrice per assegnare priorità e dare alle nostre attività, ordine.

I nemici delle nostre giornate saranno sempre due, la procrastinazione e la sottovalutazione delle cose da fare.

Tutto questo ragionamento non fa una grinza, ma poi in pratica non è così facile. E' evidente che la prima attività da fare con priorità assoluta, prima ancora di farci prendere dalla foga delle cose da fare, è ricavare, nella nostra giornata un tempo strategico e importante, basilare e fondamentale per pianificare, diventando protagonisti assoluti delle nostre giornate.

Consiglio Pratico:

  1. Elenca tutti progetti e tutte le attività che ritieni di dover fare (to-do-list)
  2. Approfondisci le attività utilizzando il metodo SMART, come riassunto nel nostro articolo dedicato.
  3. Inserisci sempre una scadenza entro la quale questa attività deve essere finita.
  4. Valuta anche approssimativante il tempo che pensi di impiegare per il completamento dell'attività. 
  5. Assegna un valore di importanza e urgenza ad ogni attività. I valori che noi abbiamo scelto vanno da 1 a 10 per entrambe, dove 1 è molto importante o molto urgente  e 10 è per niente importante o molto poco urgente.
  6. Inserisci le coordinate all'interno di un asse cartesiano dove nella retta orizzontale, x, detta ascissa, inseriamo il tempo (l'urgenza) e nella retta verticale, y, detta ordinata, inseriamo l'importanza per verificare su quale quadrante sono inserite
  7. Moltiplica, in alternativa, il valore che hai assegnato all'urgenza per il valore che hai assegnato all'importanza, questo ti permette di avere un rank per ogni attività.
  8. Riodina la classifica delle attività ed avrai una lista ordinata per priorità.

Questa check list ci permette di poter pianificare e valutare con maggiore consapevolezza dando i giusti pesi alle nostre priorità e scegliere le nostre azioni quotidiane, ricordandoci un concetto semplice: la vita è una serie conseguenze per le scelte che facciamo o che altri fanno per noi.


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